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哈尔滨会议服务公司告诉你如何选择合适的会议活动场地?

发布时间:2020-08-06 12:20

会议场地是一场会议的根底硬件之一,一个与会议匹配度高的场地,无疑会对会议自身减色不少。选择一个能让会议组织者和与会者都能称心的会议场地十分重要,面对众多的场所,到底怎样去选择呢?

1.列出可供选择的清单
必需制造一个会议场所清单表,清单表上需注明会议请求的一切重要条件。假如清单设计的合理,标明了酒店的条件好坏,将大大便于各个场所的比拟和选择。

2.选择适宜类型的场地

选择合适的会议场地,必需根据当地可提供的会议资源情况及该会议的程序、估计的与会人数、与会人员的背景状况,以及最重要的会议目的、目的和与会者的偏好等要素综合思索。
按类型划分
商务型酒店:
这类酒店无论在外部设计,还是在内部装修,以及可提供的先进通讯工具、合适会务的商用场地上(有特定的商务楼层),普通都充沛表现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议,有一个或多个多功用厅,24小时全天候办公,有较强的效劳才能,此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设备。
度假型酒店:
这类酒店普通建在旅游胜地或海边,外部设计、园林规划、内部装修都充沛表现了当地特征,集休闲、文娱于一体。同时随着社会的开展,度假型酒店也能提供相应的会议设备、美食和各种代表中央和时节特征的活动,这些无疑大大便当了会议单位。
按地点划分
位于市中心:
在选择位于市中心的酒店时需思索酒店与机场间隔(包括交通能否拥堵)。假如与会者来自国内或本地域,那么选择这样的酒店是明智的。会议谋划者普通喜欢选择位于理想的城市里且设备和功用齐全的市中心酒店,这样与会者的随行家眷便有很多活动可做。
位于市郊:
关于当地可驱车前往的与会者来说,这类酒店是大受欢送的。

3. 会议类型与场地的搭配
·举行培训活动的最佳环境是能提供特地工作人员和特地设备的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)。
·研讨和开发会议需求有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为合适)。
·严重的奖利、惩处型会议一定要有层次,要引人入胜,会议的目的是对出色表现予以奖励。
·关于买卖会和新产品展现会,需求选择有展厅的场所,还请求抵达会场几所在城市的交通必需便利。

4.现场参观留意事宜
    在思索去做现场参观之前,先检查一下能否已具备了前提条件:
·报价方承受和同意会议名细表中各项事宜;
·报价房应是后选名单中较好的一个;
·对报价方拟订的合同条款根本承受。

5.亲临现场实地调查
关于亲临现场停止调查应留意以下五点:
·会晤能做决策的人。这样有利以后处理可能呈现的买卖问题;
·只需可能,一定要在对方倡议的日期去停止参观。最好不要在酒店客满时去参观,由于这会使酒店产生直接费用;
·不要出于个人缘由再次参观酒店;不要随带家眷同行;
·想一想是以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待状况为好还是事前通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的;
·思索另一家酒店作为“备选”。